Segmentacja dostawców: kryteria, macierz Kraljica i zasady zarządzania każdym segmentem

Segmentacja dostawców polega na podzieleniu dostawców na grupy według tego, jak ważni są dla firmy, zwykle na podstawie wydatków, ryzyka dostaw i wpływu na produkcję, a następnie na zarządzaniu każdą grupą w inny sposób. Z partnerami strategicznymi firma wspólnie planuje i regularnie przeprowadza przeglądy. Dostawcy prostych pozycji, łatwi do zastąpienia, otrzymują standardowe umowy, a ich obsługa wymaga jak najmniej pracy.

Zakład produkcyjny często kupuje od kilkuset dostawców, a dział zakupów nie jest w stanie poświęcić każdemu z nich tyle samo uwagi. Segmentacja dostawców, nazywana też klasyfikacją lub podziałem dostawców na poziomy, pokazuje, gdzie ta uwaga się opłaca. W tym przewodniku omawiamy kryteria, macierz Kraljica i inne modele segmentacji dostawców, kolejne kroki budowy segmentacji, zarządzanie każdym segmentem, najczęstsze błędy oraz to, jak segmentacja zwiększa odporność łańcucha dostaw.

Czym jest segmentacja dostawców?

Segmentacja dostawców dzieli bazę dostawców na grupy według kryteriów ustalonych z góry, takich jak roczne wydatki, ryzyko dostaw, krytyczność części, złożoność i długoterminowa wartość strategiczna. Każda grupa ma własną strategię zaopatrzenia, model umowy, częstotliwość komunikacji i ocenę wyników.

Dostawca krytycznego modułu elektronicznego wymaga ścisłej współpracy, wspólnych prognoz i planu na wypadek, gdyby przestał dostarczać. Dostawcy artykułów biurowych wystarczy katalog i sprawny obieg faktur. Segmentacja jasno pokazuje tę różnicę, dzięki czemu kupcy poświęcają czas tym dostawcom, którzy mogą zatrzymać produkcję lub istotnie wpłynąć na koszty firmy.

Dlaczego segmentacja dostawców jest ważna?

Gdy baza dostawców rośnie, a wszystkimi dostawcami zarządza się według jednego procesu, wysiłek trafia do dostawców o niskim ryzyku, a krytycznym poświęca się za mało uwagi. Segmentacja rozwiązuje ten problem na trzy sposoby.

• Koncentracja: kupcy i inżynierowie jakości dostawców skupiają się na dostawcach, którzy mają największy wpływ na koszty, jakość i dostawy.
• Ryzyko: wiadomo z wyprzedzeniem, którzy dostawcy potrzebują planu awaryjnego, zapasu bezpieczeństwa lub drugiego źródła, zanim pojawi się problem.
• Lepsze decyzje w całej organizacji: zakupy, łańcuch dostaw, jakość i produkcja korzystają z tej samej listy krytycznych dostawców.

Segmentacja jest też podstawą strategicznego zaopatrzenia. Strategia zaopatrzenia dla danej kategorii zależy od tego, w którym segmencie znajdują się jej dostawcy.

Według jakich kryteriów segmentować dostawców?

Nie ma jednego modelu, który pasuje do każdej firmy. Warto wybrać kilka kryteriów odzwierciedlających priorytety biznesowe, określić sposób ich oceny i stosować tę samą skalę dla wszystkich dostawców. Typowe kryteria w produkcji:

Wiele firm zaczyna od segmentacji opartej na wydatkach, ponieważ dane o wydatkach łatwo pobrać z ERP. Same wydatki to jednak za mało. Należy uwzględnić również ryzyko dostaw i wpływ na produkcję, aby tania część z tylko jednym zatwierdzonym dostawcą nie trafiła do niewłaściwej grupy. Dostawcy bezpośredni, którzy dostarczają materiały i części do produktu, zwykle wymagają najwięcej uwagi. Dostawców pośrednich, czyli dostawców usług utrzymania ruchu, IT, logistyki i innych usług, segmentuje się według tej samej logiki, ale często na podstawie innych kryteriów.

Czym jest macierz Kraljica w segmentacji dostawców?

Macierz Kraljica to najbardziej znana macierz segmentacji dostawców. Peter Kraljic opisał ją w Harvard Business Review w 1983 roku. Macierz umieszcza kupowane pozycje i ich dostawców na dwóch osiach: wpływu na zysk i ryzyka dostaw. W efekcie powstają cztery segmenty, każdy z własną strategią.

Ćwiartkę z wysokimi wydatkami i wieloma dostawcami nazywamy „pozycjami konkurencyjnymi”, tak jak w naszym artykule o strategic sourcing. Logika jest taka sama w każdej wersji macierzy: pozycje konkurencyjne kupuje się, wykorzystując konkurencję, a pozycje wąskiego gardła należy chronić, nawet jeśli wydatki na nie są niewielkie.

Jakie są inne modele segmentacji dostawców?

Macierz Kraljica to punkt wyjścia. Wiele firm łączy ją z prostszym modelem poziomów albo dostosowuje do własnych priorytetów.

W większości zakładów wystarczy wersja macierzy Kraljica uzupełniona o kontrolę ryzyka dla części z jednego źródła. Więcej wymiarów utrudnia utrzymanie modelu, nie prowadząc do lepszych decyzji.

Jak krok po kroku przeprowadzić segmentację dostawców?

Segmentacja zaczyna się od wiarygodnych danych, a kończy na zmianie praktyk zarządzania. Te sześć kroków sprawdza się zarówno w pojedynczym zakładzie, jak i w grupie z kilkoma lokalizacjami.

1. Zebranie danych o dostawcach
   Z ERP pobiera się wydatki według dostawców i części, a do tego dane o terminowości dostaw i jakości, wartości umów oraz listę części dostarczanych przez każdego dostawcę.
2. Wybór i zdefiniowanie kryteriów
   Wystarczą trzy do pięciu kryteriów, takich jak wydatki, ryzyko dostaw i wpływ na produkcję. Dla każdego trzeba zapisać, co oznacza ocena wysoka, średnia i niska.
3. Ocena dostawców w zespole międzydziałowym
   Dział zakupów ocenia wydatki i rynek, dział jakości ocenia wyniki, a produkcja i dział techniczny oceniają wpływ i złożoność.
4. Przypisanie dostawców do segmentów
   Każdego dostawcę lub każdą kategorię umieszcza się w macierzy. Wyniki warto sprawdzić z osobami, które znają części, i poprawić oczywiste błędy.
5. Zasady zarządzania dla każdego segmentu
   Dla każdego segmentu uzgadnia się rodzaj umowy, częstotliwość przeglądów, zapas bezpieczeństwa i źródła zapasowe, a każdemu strategicznemu dostawcy przypisuje się osobę odpowiedzialną.
6. Weryfikacja i aktualizacja segmentów
   Ocenę powtarza się co najmniej raz w roku oraz po każdym zdarzeniu, które zmienia ryzyko, na przykład kryzysie u dostawcy, przejęciu lub wprowadzeniu nowego produktu.

Pierwsza segmentacja kilkuset dostawców trwa zwykle tygodnie, a nie miesiące, jeśli dane o wydatkach są uporządkowane. Najwięcej pracy wymagają kroki 1 i 3. Uzgodnienie ocen z działem jakości i produkcją zajmuje więcej czasu niż sama analiza.

Jak zarządzać każdym segmentem dostawców?

Segmenty są przydatne tylko wtedy, gdy zmieniają pracę zespołu. Prosty zbiór zasad dla każdego segmentu sprawia, że wysiłek trafia tam, gdzie jest potrzebny.

Dla dostawców strategicznych i wąskiego gardła warto dodać kartę oceny dostawcy i plan rozwoju. Jeśli słabym punktem jest jakość, nasz przewodnik po zarządzaniu jakością dostawców pokazuje, jak zorganizować audyty i działania korygujące. W przypadku części o dużym wolumenie i stabilnym popycie model vendor managed inventory, czyli zapasy zarządzane przez dostawcę, pozwala przenieść planowanie zapasów na dostawcę. Dostawców z tego samego segmentu należy porównywać według całkowitego kosztu posiadania, a nie ceny jednostkowej.

Jakie są najczęstsze błędy w segmentacji dostawców?

• Zbyt wiele segmentów. Model z dziesięcioma grupami trudno utrzymać i nikt nie pamięta zasad dla każdej z nich.
• Tylko wydatki. Pominięcie ryzyka dostaw sprawia, że części z jednego źródła trafiają do grupy niekrytycznej.
• Brak aktualizacji. Dostawca, który kilka lat temu był niekrytyczny, może dziś dostarczać kluczową część do nowego produktu.
• Brak zmian w praktyce. Przypisanie dostawców do segmentów bez zmiany umów, przeglądów i zasad dotyczących zapasów nie przynosi korzyści.
• Tylko dział zakupów. Bez udziału działu jakości, działu technicznego i produkcji oceny pomijają rzeczywiste ryzyko dla produkcji.

Jak segmentacja dostawców zwiększa odporność łańcucha dostaw?

Niedobory chipów, zamknięte granice i upadłości dostawców w ostatnich latach pokazały, że cena i wartość umowy nie wystarczą do zarządzania bazą dostawców. Firmy z przejrzystą segmentacją szybciej reagują na zmiany na rynku. Wiedzą już, którymi dostawcami trzeba zająć się w pierwszej kolejności, gdzie potrzebny jest zapas bezpieczeństwa i dla których części trwa kwalifikacja drugiego źródła.

To samo zestawienie wspiera planowanie zapasów, rozwój dostawców, zarządzanie jakością i długoterminowe decyzje zakupowe. Zamiast reagować po zatrzymaniu linii, zespół może działać z wyprzedzeniem, w oparciu o znaczenie i ryzyko dostawców. Gdy zakłócenie lub przejęcie zmienia sytuację, dostawców, których to dotyczy, warto od razu ocenić ponownie, zamiast czekać na coroczny przegląd.

Kiedy interim manager ds. zakupów pomaga w segmentacji dostawców?

Przygotowanie segmentacji wymaga osoby, która już to robiła, a dział zakupów w zakładzie jest często w pełni zajęty bieżącymi zamówieniami. Interim manager ds. zakupów lub łańcucha dostaw wnosi to doświadczenie na czas określonego projektu. Typowe sytuacje:

• Kryzys u dostawcy pokazuje, że nikt nie wie, którzy dostawcy są krytyczni.
• Po przejęciu trzeba połączyć dwie bazy dostawców i posegmentować je jedną metodą.
• Kierownik zakupów odszedł i na czas poszukiwania następcy potrzebna jest osoba odpowiedzialna za strategię dostawców.
• Nowy zakład lub wprowadzenie nowego produktu wymaga bazy dostawców z jasnymi zasadami od samego początku.

O wyborze osoby powinno decydować porównywalne doświadczenie: podobne kategorie, podobna branża i wyniki, które można wyrazić liczbami. Nasz przewodnik jak wybrać interim managera zawiera pytania, które warto zadać.

Jak GQ Interim pomaga w segmentacji dostawców

Od 2011 roku zrealizowaliśmy ponad 1 550 projektów w firmach produkcyjnych i przemysłowych w Europie Środkowej i Wschodniej, dla klientów takich jak Stellantis, Porsche, Siemens, Valeo i Magna. Nasza baza obejmuje 7 500+ sprawdzonych ekspertów, w tym dyrektorów zakupów, category managerów, inżynierów jakości dostawców i kierowników łańcucha dostaw. Przygotowujemy krótką listę osób, które wykonywały już tę samą pracę, i sprawdzamy ich referencje z wcześniejszych projektów. Sposoby współpracy opisujemy na stronie rozwiązania interim. Posiadamy certyfikaty ISO 9001 i TISAX.

Podsumowanie

Segmentacja dostawców wyprowadza zakupy poza czysto transakcyjne składanie zamówień. Wystarczy ocenić dostawców pod kątem wydatków, ryzyka dostaw i wpływu na produkcję, przypisać ich do kilku przejrzystych segmentów i nadać każdemu segmentowi własne zasady dotyczące umów, przeglądów, zapasów i źródeł zapasowych. Jeśli segmenty są regularnie weryfikowane, zespół poświęca czas tam, gdzie chroni produkcję i koszty.

Najczęściej zadawane pytania