System kontroli dokumentów zapewnia wiarygodne dane i procedury
Lepsza kontrola procesów
Posiadanie danych w jednym scentralizowanym systemie zapewnia większą kontrolę nad wszystkimi procesami, niezależnie od tego, w którym obszarze działalności są one uwzględnione. Czasami można mieć różne typy dokumentów, co może powodować pewne problemy z ich obsługą. Na przykład, istnieją różne przepływy pracy dla opisu stanowiska i specyfikacji dostawcy. System kontroli dokumentów zapewnia łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
Pomocne jest również dostosowanie informacji otaczających dokument, takich jak dział, poziom priorytetu lub elementy ISO. W ten sposób możesz przechowywać wszystkie informacje w jednym centralnym miejscu, ale możesz wyszukiwać, filtrować i zmieniać słowa kluczowe w razie potrzeby, aby łatwo znaleźć dokumenty.
System kontroli dokumentów jest również przydatny w przypadku systemu szkoleniowego. Zapewnia to pełną kontrolę nad szkoleniami pracowników podczas tworzenia lub aktualizacji dokumentów. Po zintegrowaniu z systemem szkoleniowym, kontrola dokumentów z łatwością definiuje, kto potrzebuje szkolenia i automatycznie aktualizuje rekordy.
Szybsza i wydajniejsza współpraca
Posiadanie wszystkiego w jednym miejscu to szansa na lepszą komunikację, wewnętrzną i zewnętrzną. Powiązanie wszystkich dokumentów z centralnym systemem, który oferuje automatyczne powiadomienia i przypomnienia, pomaga osiągnąć lepszą współpracę. Ważnym czynnikiem w osiągnięciu szybkiej i wydajnej współpracy jest zapewnienie, że każdy ma dostęp do najdokładniejszych i najbardziej aktualnych wersji dokumentów.
Kolejną kwestią dotyczącą współpracy, zwłaszcza w przypadku komunikacji z dostawcami lub klientami, jest możliwość udostępniania niezbędnych informacji bez narażania bezpieczeństwa. Korzystanie z systemu komunikacji bezpośredniej eliminuje ryzyko utraty lub przechwycenia informacji za pośrednictwem kanałów takich jak poczta elektroniczna. Ten rodzaj systemu może filtrować lub blokować określone informacje w oparciu o ustalone zasady, dzięki czemu określone strony lub użytkownicy mają dostęp tylko do tego, czego potrzebują i mogą zobaczyć, a nie do innych poufnych dokumentów lub informacji.
Zwiększona widoczność i platformy usprawnień
Gdy informacje są prezentowane w znaczący sposób, można je wykorzystać do podejmowania decyzji i wprowadzania ulepszeń. Uruchamianie różnych raportów daje wgląd w różne mocne i słabe strony całej organizacji, podkreślając możliwości, które należy wykorzystać i obszary, które można poprawić. Wyniki są ważne przy podejmowaniu decyzji. Opierając decyzje na dokładnych danych, można mieć pewność, że wynikające z nich działania usprawnią operacje.
W przypadku zmiany procesów w celu wsparcia tych działań usprawniających, konieczne jest przygotowanie nowych dokumentów lub aktualizacja starych. Scentralizowany system kontroli dokumentów obsługuje żądania zmian i kontrolę rewizji. Istnieje sposób na rewizję, przegląd i proces zatwierdzania nowej wersji dokumentu, co pozwala mu automatycznie zająć miejsce starego dokumentu.
Funkcje te pomagają wprowadzać ulepszenia, umożliwiając szybkie wprowadzanie zmian. Jeśli przepływ pracy jest automatyczny, można mieć pewność, że pracownicy mają dostęp do najbardziej aktualnych wersji dokumentów. Znacznie skraca to czas potrzebny na wdrożenie zmiany. W przypadku konieczności dodatkowego szkolenia w zakresie nowych wersji, system automatycznie powiadomi każdego, kto tego potrzebuje.
Autor: Jana Loskotova
