- Wprowadzenie do metod podejmowania decyzji
- "Plusy i minusy" oraz "ważone" metody podejmowania decyzji
- Szablony "za i przeciw" oraz ważone szablony decyzyjne - przykłady
- Złożone problemy i decyzje - wskazówki
Wprowadzenie do metod podejmowania decyzji
Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji to ważne umiejętności dla biznesu, jakości i życia. Rozwiązywanie problemów często wiąże się z podejmowaniem decyzji, a podejmowanie decyzji jest szczególnie ważne w zarządzaniu i przywództwie. Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji są ze sobą ściśle powiązane, a każde z nich wymaga kreatywności w identyfikowaniu i rozwijaniu opcji, do czego szczególnie przydatna jest technika burzy mózgów.
Dobre podejmowanie decyzji wymaga połączenia różnych umiejętności: kreatywnego rozwoju i identyfikacji opcji, jasności osądu, stanowczości decyzji i skutecznego wdrażania. W przypadku grupowego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji, lub gdy wymagany jest konsensus, pomocne są warsztaty, w ramach których można odpowiednio włączyć te narzędzia i procesy.
Proces podejmowania decyzji
- 1. Zdefiniuj i wyjaśnij problem – czy wymaga on działania? Jeśli tak, to czy teraz? Czy sprawa jest pilna, ważna, czy obie.
- 2. Zebranie wszystkich faktów i zrozumienie ich przyczyn.
- 3. Pomyśl o możliwych opcjach i rozwiązaniach lub przeprowadź burzę mózgów.
- 4. Rozważ i porównaj „za i przeciw” każdej opcji – skonsultuj się z innymi, jeśli to konieczne lub przydatne – a w przypadku bardziej złożonych decyzji, w których istnieje kilka opcji, stwórz szablon, który umożliwia pomiary według różnych czynników strategicznych.
- 5. Wybierz najlepszą opcję – unikaj niejasności i słabych kompromisów, próbując zadowolić wszystkich.
- 6. Wyjaśnij swoją decyzję osobom zaangażowanym i dotkniętym zmianami oraz podejmij działania następcze w celu zapewnienia właściwego i skutecznego wdrożenia.
„Plusy i minusy” oraz „ważone” metody podejmowania decyzji
Prostym procesem decyzyjnym jest sporządzenie „ważonej” listy „za i przeciw”. Pro oznacza „za”, a con oznacza „przeciw” – tj. zalety i wady. W przypadku bardziej złożonych decyzji kilka opcji można ocenić na podstawie różnych istotnych kryteriów lub na podstawie jednego zestawu ważnych czynników. W każdym przypadku czynniki/opcje mogą być odpowiednio ważone i punktowane. Metoda „za i przeciw” może być wykorzystywana szczególnie w przypadku rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji w oparciu o dwie opcje, gdzie implikacje muszą zostać zrozumiane, a decyzja musi zostać podjęta w sposób obiektywny.
Korzystanie z metody punktacji „listy ważonej” jest szczególnie przydatne w przypadku dużych decyzji organizacyjnych lub biznesowych, zwłaszcza tych, które obejmują wiele różnych czynników strategicznych (jak w przypadku SWOT i PEST oraz koncepcji pięciu sił Portera). W takich sytuacjach można oceniać różne opcje według jednego zestawu kryteriów (najważniejsze względy) lub przydzielać kryteria ważone/punktowane w różny sposób do każdej opcji. Użyj procesu burzy mózgów, aby zidentyfikować i opracować opcje podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Jeśli w proces zaangażowana jest grupa, dobrym podejściem jest przeprowadzenie warsztatów.
- 1. Najpierw należy przygotować osobny arkusz dla każdej zidentyfikowanej opcji.
- 2. Na każdym arkuszu napisz wyraźnie daną opcję, a następnie pod nią nagłówki „za” i „przeciw” (lub „zalety” i „wady”, lub po prostu „za” i „przeciw”). Wiele decyzji wiąże się po prostu z wyborem, czy iść naprzód, czy nie, zmienić się czy nie; w takich przypadkach potrzebny jest tylko jeden arkusz.
- 3. Następnie zapisz jak najwięcej skutków i implikacji danej opcji, które przyjdą Ci do głowy (i innym, jeśli to stosowne), umieszczając każdy z nich w odpowiedniej kolumnie.
- 4. Jeśli jest to pomocne, należy nadać wagę każdemu czynnikowi, przyznając mu ocenę w skali od trzech do pięciu punktów (np. 5 oznacza bardzo duże znaczenie, a 1 niewielkie znaczenie).
- 5. Po wymienieniu wszystkich punktów, jakie można sobie wyobrazić dla danej opcji, porównaj liczbę lub łączny wynik elementów/efektów/czynników między dwiema kolumnami.
- 6. Zapewni to odzwierciedlenie i wskazówki dotyczące ogólnej atrakcyjności i korzyści danej opcji. Jeśli oceniłeś każdy element, będziesz w stanie uzyskać łączny wynik, będący różnicą między sumami kolumn „za” i „przeciw”. Im większa różnica między sumą plusów i minusów, tym bardziej atrakcyjna jest dana opcja.
- 7. Jeśli masz kilka opcji i wypełniłeś arkusz plusów i minusów dla każdej opcji, porównaj atrakcyjność – różnicę punktów między plusami i minusami – dla każdej opcji. Największa dodatnia różnica między plusami i minusami jest najbardziej atrakcyjną opcją.
- 8. N.B. Jeśli nie podoba ci się odpowiedź, którą odzwierciedlają arkusze decyzyjne, oznacza to, że nie uwzględniłeś wszystkich wad – zwłaszcza tych emocjonalnych, lub nie oceniłeś czynników konsekwentnie, więc – odwiedź dany arkusz (arkusze). Korzystanie z szablonu punktacji pozwala również na zaangażowanie i wkład innych osób, o wiele bardziej obiektywnie, kontrolowanie i użytecznie, niż poprzez ogólną dyskusję bez ram pomiarowych.
Plusy i minusy oraz ważone szablony decyzyjne - przykłady
Poniższy prosty przykład umożliwia ważenie zalet i wad zakupu nowego samochodu w celu zastąpienia starego. Metodologię tę można łatwo dostosować do bardziej złożonych decyzji, takich jak strategia biznesowa i rozważenie bardziej złożonych czynników. Kryteria podejmowania decyzji zależą od osobistej sytuacji i preferencji. Kryteria i waga będą się zmieniać w zależności od czasu, sytuacji itp. Twój własny nastrój i uczucia mogą również wpływać na to, jak oceniasz rzeczy, co jest dodatkowym uzasadnieniem potrzeby wymiernej i solidnej metody. Przy podejmowaniu większych strategicznych decyzji biznesowych często korzystne jest zasięgnięcie opinii innych osób na temat czynników i wagi wyników. W takich sytuacjach szablon oferuje sposób, w jaki ludzie mogą wnieść swój wkład w zarządzany, ustrukturyzowany sposób.
Główne pytanie szablonu może być dowolne – może dotyczyć czasu, miejsca, osoby, sposobu i niekoniecznie musi być ograniczone do dwóch kolumn. Ta sama metodologia może być wykorzystana do porównania serii kilku opcji. W przypadku bardziej złożonych sytuacji, zwłaszcza tych, które obejmują znacznie więcej wierszy i kolumn, rozsądne jest użycie arkusza kalkulacyjnego. Użyj dowolnej metody punktacji, która ma sens w danej sytuacji. Przykład pokazuje metodę niskiej punktacji, ale możesz punktować każdy element do 10, 20 lub 100, lub metodę punktacji „A / B / C” lub trzygwiazdkową – cokolwiek działa najlepiej dla Ciebie.
Czy powinienem wymienić stary samochód na nowy?
| Plusy (za - zalety) | Wynik | Wady (przeciw - wady) | Wynik |
|---|---|---|---|
| Lepszy komfort | 3 | Nakłady finansowe będą oznaczać konieczność poświęceń | 5 |
| Niższe koszty paliwa | 3 | Wyższe ubezpieczenie | 3 |
| Niższe koszty serwisowania | 4 | Czas i kłopoty związane z wyborem i zakupem | 2 |
| Lepszy do użytku rodzinnego | 3 | Utylizacja lub sprzedaż starego samochodu | 2 |
| Większa niezawodność | 5 | Takie duże decyzje mnie przerażają i denerwują | 4 |
| Odciąży to mój umysł | 2 | ||
| Łącznie 6 profesjonalistów | 20 | Łącznie 5 minusów | 16 |
W powyższym przykładzie, na podstawie zalet i wad oraz zastosowanej wagi, wydaje się, że istnieje wyraźna ogólna wymierna korzyść z decyzji o zakupie nowego samochodu. Zauważ, że dzięki tej metodzie podejmowania decyzji możliwe jest nawet uwzględnienie „niematerialnych” kwestii emocjonalnych w porównaniu plusów i minusów, na przykład „będzie to dla mnie obciążenie psychiczne” oraz „decyzje mnie przerażają i denerwują.”
Taka lista zalet i wad pomaga usunąć emocje, które blokują jasne myślenie i podejmowanie decyzji. Umożliwia obiektywizm i pomiar, zamiast reagować instynktownie lub całkowicie unikać danej kwestii. Obiektywny pomiar pomaga w podjęciu pewnej decyzji. Całkowite ważone wyniki są głównym czynnikiem decydującym, a nie całkowita liczba zalet i wad, chociaż nie ma naukowego „właściwego” lub „niewłaściwego” sposobu rozważania całkowitej liczby zalet i wad w porównaniu z całkowitymi ważonymi wynikami.
Jeśli ważone wyniki wskazują na decyzję, która sprawia, że czujesz się niekomfortowo, sprawdź swoje wagi, a także sprawdź, czy nie pominąłeś żadnych czynników po obu stronach tabeli. Jeśli decyzja sprawia, że czujesz się niekomfortowo, a nie jest to odzwierciedlone w tabeli, dodaj ją jako czynnik i przyznaj jej punktację. Poszukiwanie informacji zwrotnej lub wkładu od zaufanego neutralnego przyjaciela lub współpracownika może być pomocne w potwierdzeniu czynników i ich punktacji.
Złożone problemy i decyzje – wskazówki
W przypadku złożonych decyzji i problemów obejmujących więcej niż dwie możliwe opcje można użyć szablonu z dodatkowymi kolumnami, w którym to przypadku każda kolumna reprezentuje inną opcję, a wiersze umożliwiają punktację zgodnie z różnymi ważonymi względami strategicznymi. Można też ustanowić jeden zestaw kryteriów, na podstawie których ocenianych będzie kilka różnych opcji. Tak więc, używając więcej niż jednej kolumny, można ocenić opcje według: różnych kryteriów ważonych dla każdej z opcji lub jednego zestawu kryteriów.
Wybierz metodę lub metody, które oferują najłatwiejsze podejście, biorąc pod uwagę rodzaje dostępnych opcji i to, czy angażujesz w ten proces inne osoby.
Tam, gdzie zespół ludzi lub różne działy są zaangażowane w podejmowanie decyzji dotyczących wielu opcji/wariantów w ramach dużej złożonej sytuacji, przydatne może być delegowanie formułowania różnych dwukolumnowych szablonów „za i przeciw” różnym zespołom/osobom, co może być potężną pomocą w późniejszych dyskusjach grupowych.
Umożliwia to eliminację i filtrowanie opcji oraz utworzenie krótkiej listy mniejszej liczby opcji. W złożonych sytuacjach ważne jest sformułowanie opcji.
Weź również pod uwagę, że niektóre decyzje i wyzwania są trudne, ponieważ nie masz niezbędnej wiedzy lub doświadczenia, w którym to przypadku musisz najpierw zdecydować, czy decyzja lub wyzwanie jest rzeczywiście odpowiednie i konieczne na tym etapie. Jeśli nie masz niezbędnej wiedzy lub doświadczenia, aby
skompilować szablon decyzyjny, to nie jesteś w stanie podjąć decyzji i musisz wnieść niezbędną wiedzę i doświadczenie.
Niektóre decyzje muszą być podejmowane nawet wtedy, gdy czujesz się nieprzygotowany, nie masz doświadczenia lub działasz w oparciu o niepełne informacje. W takich przypadkach należy uznać niepewność i w miarę możliwości ograniczyć ryzyko:
- Zbieraj opinie z zewnątrz: Skonsultuj się z mentorami, współpracownikami lub ekspertami, którzy wniosą perspektywę i wiedzę, której ci brakuje.
- Podziel decyzję na mniejsze części: Podziel problem na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części i zajmij się tym, co możesz, krok po kroku.
- Mądrze wykorzystuj czas: Jeśli decyzja nie jest pilna, poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się więcej. Opóźnienie może być przydatnym narzędziem, gdy jest używane strategicznie.
- Twórz plany awaryjne: Przygotuj opcje awaryjne, jeśli decyzja nie przyniesie pożądanych rezultatów.
- Bądź elastyczny: Bądź gotów zmienić swoją decyzję, gdy pojawią się nowe informacje.
Pewność w podejmowaniu decyzji nie zawsze oznacza pewność; często chodzi o jasność procesu i gotowość do adaptacji. Nawet niedoskonałe decyzje mogą prowadzić do rozwoju, o ile są podejmowane świadomie i poddawane przemyślanej analizie.
Pobierz nasz e-book
Pobierz nasz bezpłatny e-book, aby dowiedzieć się, jak GQ Interim może przekształcić Twoją firmę dzięki specjalistycznym rozwiązaniom w zakresie przywództwa!
Wnioski
Niezależnie od tego, czy chodzi o życie osobiste, strategię biznesową czy przywództwo w zespole, podejmowanie decyzji jest procesem, który bardzo zyskuje na strukturze, kreatywności i refleksji. Korzystanie z narzędzi takich jak listy plusów i minusów, punktacja ważona i szablony współpracy umożliwia przejście od reaktywnych, emocjonalnych wyborów do przemyślanych, świadomych działań. Metody te nie tylko pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji, ale także wzbudzają większe zaufanie do podróży i wyników.
W szybko zmieniającym się świecie pełnym złożoności i konkurujących ze sobą priorytetów, doskonalenie procesu podejmowania decyzji może być jedną z najpotężniejszych umiejętności, jakie można rozwinąć. Nie chodzi o to, aby zawsze wybierać idealną ścieżkę, ale o dokonywanie najlepszego możliwego wyboru przy użyciu posiadanych informacji i narzędzi – i uczenie się po drodze.
Jesteś zainteresowany interim expert?
Odkryj, jak zarządzanie interim może radykalnie zwiększyć wydajność Twojej firmy. Skontaktuj się z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób współpraca z GQ Interim usprawni działanie Twojej firmy.
- Rozpocznij pracę w ciągu kilku dni
- Baza danych ponad 10 000 konsultantów
- Rozwiązywanie kluczowych problemów biznesowych
- Rozwiązania dostosowane do potrzeb biznesowych
- Sprawdzone wyniki o wymiernym wpływie
Powiązane artykuły
- Przykład zrównoważonej karty wyników pokazuje, w jaki sposób organizacje mogą mierzyć więcej niż tylko wyniki finansowe. Opracowana przez Roberta Kaplana i Davida Nortona zrównoważona karta wyników śledzi cele w zakresie finansów, klientów, procesów wewnętrznych oraz nauki i rozwoju. Dostosowując te perspektywy, zapewnia, że codzienne operacje wspierają długoterminową strategię i zrównoważony wzrost.
- Teoria Ograniczeń (Theory of Constraints - TOC) to ustrukturyzowane podejście do poprawy wydajności organizacyjnej poprzez skupienie się na pojedynczym, najbardziej ograniczającym czynniku - ograniczeniu. Niezależnie od tego, czy jest to wąskie gardło produkcyjne, popyt rynkowy czy luka w konwersji sprzedaży, TOC odpowiada na trzy podstawowe pytania - co zmienić, co zmienić i jak spowodować zmianę - i napędza ciągłe doskonalenie poprzez pięć zdyscyplinowanych kroków: identyfikacja, wykorzystanie, podporządkowanie, podniesienie i powtórzenie.
- Kontrola jakości oprogramowania gwarantuje, że oprogramowanie konsekwentnie spełnia potrzeby interesariuszy poprzez zapobieganie defektom i sprawdzanie, czy produkty są zgodne ze zdefiniowanymi atrybutami jakości (np. niezawodność, bezpieczeństwo, wydajność). Połączenie praktyk zarządzania defektami z opartymi na standardach modelami jakości, takimi jak ISO/IEC 25010, pomaga zespołom planować, mierzyć i stale poprawiać jakość w całym cyklu życia.
- W naszej pracy bardzo często spotykamy się z wieloma symbolami i skrótami np. FMEA, PPAP, CC, SC itp. Kiedy przeprowadzałem swój pierwszy audyt wewnętrzny w pracy, musiałem również sprawdzić wdrożenie oznaczenia CE. Wcześniej sprawdziłem, co to jest oznakowanie CE, aby nie być całkowicie zagubionym w tym obszarze. Więc co to jest i jak jest używane?
