- Zdefiniuj problem
- Generowanie alternatywnych rozwiązań
- Ocena i wybór alternatywy
- Wdrożenie i monitorowanie rozwiązania
Cztery podstawowe kroki w rozwiązywaniu problemów
1. Zdefiniowanie problemu
Zdiagnozuj sytuację, aby skupić się na problemie, a nie tylko na jego objawach. Pomocne techniki na tym etapie obejmują wykorzystanie schematów blokowych do identyfikacji oczekiwanych etapów procesu oraz diagramów przyczynowo-skutkowych do definiowania i analizowania przyczyn źródłowych.
Poniższy artykuł określa kluczowe etapy definiowania problemów. Kroki te wspierają zaangażowanie zainteresowanych stron, wykorzystanie faktycznych informacji, porównanie oczekiwań z rzeczywistością i skupienie się na pierwotnych przyczynach problemu.
To, co jest potrzebne, to:
- Przegląd i udokumentowanie obecnego sposobu działania procesów (kto co robi, z jakimi informacjami, przy użyciu jakich narzędzi, komunikując się z jakimi organizacjami i osobami, w jakich ramach czasowych, przy użyciu jakiego formatu itp.)
- Ocena możliwego wpływu nowych narzędzi i zmienionych polityk na rozwój modelu „tego, co powinno być”.
2. Generowanie alternatywnych rozwiązań
Odłożenie wyboru jednego rozwiązania do czasu zaproponowania kilku alternatyw. Posiadanie standardu, z którym można porównać charakterystykę ostatecznego rozwiązania, nie jest tym samym, co zdefiniowanie pożądanego rezultatu. Standard pozwala nam ocenić różne zamierzone wyniki oferowane przez alternatywy. Kiedy próbujesz budować w kierunku pożądanych rezultatów, bardzo trudno jest zebrać dobre informacje o procesie.
Rozważenie wielu alternatyw może znacznie zwiększyć wartość ostatecznego rozwiązania. Po ustaleniu przez zespół lub osobę modelu „co powinno być”, ten docelowy standard staje się podstawą do opracowania mapy drogowej do zbadania alternatyw.
Burza mózgów i techniki zespołowego rozwiązywania problemów są użytecznymi narzędziami na tym etapie rozwiązywania problemów.
Przed oceną któregokolwiek z nich należy wygenerować wiele alternatywnych rozwiązań.
Częstym błędem w rozwiązywaniu problemów jest to, że alternatywy są oceniane w miarę ich proponowania, więc wybierane jest pierwsze akceptowalne rozwiązanie, nawet jeśli nie jest ono najlepiej dopasowane. Jeśli koncentrujemy się na próbie uzyskania pożądanych wyników, tracimy możliwość nauczenia się czegoś nowego, co pozwoli na rzeczywistą poprawę.
Pobierz nasz e-book
Pobierz nasz bezpłatny e-book, aby dowiedzieć się, jak GQ Interim może przekształcić Twoją firmę dzięki specjalistycznym rozwiązaniom w zakresie przywództwa!
3 . Ocena i wybór alternatywy
Wykwalifikowani specjaliści od rozwiązywania problemów biorą pod uwagę szereg czynników przy wyborze najlepszej alternatywy. Rozważają zakres, w jakim:
Określona alternatywa rozwiąże problem bez powodowania innych nieoczekiwanych problemów.
- Wszystkie zaangażowane osoby zaakceptują tę alternatywę.
- Wdrożenie wariantu alternatywnego jest prawdopodobne.
- Alternatywa mieści się w ramach ograniczeń organizacyjnych.
4. Wdrożenie i monitorowanie rozwiązania
Liderzy mogą zostać wezwani do zlecenia wdrożenia rozwiązania innym osobom, „sprzedania” rozwiązania innym osobom lub ułatwienia wdrożenia poprzez zaangażowanie wysiłków innych osób. Jak dotąd najskuteczniejszym podejściem było angażowanie innych w implementację jako sposób na zminimalizowanie oporu wobec późniejszych zmian.
Kanały informacji zwrotnej muszą być wbudowane we wdrożenie rozwiązania, aby zapewnić ciągłe monitorowanie i testowanie rzeczywistych zdarzeń w stosunku do oczekiwań. Rozwiązywanie problemów i techniki stosowane w celu uzyskania wyjaśnień mogą być skuteczne w organizacji tylko wtedy, gdy rozwiązanie pozostaje na miejscu i jest aktualizowane w celu reagowania na przyszłe zmiany.
Ogólny model rozwiązywania problemów
1. Zdefiniowanie problemu:
- Odróżnianie faktów od opinii
- Określenie przyczyn leżących u podstaw
- Skonsultuj się z każdą zaangażowaną frakcją w celu uzyskania informacji
- Podaj konkretny problem
- Określenie, jaki standard lub oczekiwanie zostało naruszone
- Określenie, w którym procesie leży problem
- Unikaj prób rozwiązania problemu bez danych
2. Generowanie alternatywnych rozwiązań:
- Wstępne odroczenie oceny rozwiązań alternatywnych
- Włączenie wszystkich zaangażowanych osób w tworzenie rozwiązania
- Określenie alternatywnych rozwiązań zgodnych z celami organizacji
- Określenie krótko- i długoterminowych alternatyw
- Burza mózgów w oparciu o pomysły innych
- Poszukiwanie alternatyw, które mogą rozwiązać problem
3. Ocena i wybór alternatywy:
- Ocena alternatyw w odniesieniu do standardu docelowego
- Ocena wszystkich alternatyw bez uprzedzeń
- Ocena alternatyw w odniesieniu do ustalonych celów
- Ocena zarówno sprawdzonych, jak i możliwych wyników
- Wyraźne określenie wybranej alternatywy
4. Wdrożenie i monitorowanie rozwiązania:
- Zaplanowanie i wdrożenie testu pilotażowego wybranej alternatywy
- Zbieranie informacji zwrotnych od wszystkich zainteresowanych stron
- Dążenie do akceptacji lub konsensusu ze strony wszystkich zainteresowanych stron.
- Ustanowienie bieżących środków i monitorowania
- Ocena długoterminowych wyników na podstawie ostatecznego rozwiązania
Wnioski
Postępując zgodnie z ustrukturyzowanym procesem rozwiązywania problemów, organizacje mogą wyjść poza powierzchowne poprawki i zająć się podstawowymi przyczynami swoich wyzwań. Dokładne zdefiniowanie problemu, zbadanie szerokiego wachlarza alternatyw, staranna ocena każdej opcji i wdrażanie rozwiązań z wyraźnymi działaniami następczymi zapewnia bardziej zrównoważone wyniki. Zaangażowanie kluczowych interesariuszy w cały proces nie tylko poprawia jakość podejmowanych decyzji, ale także zwiększa zaangażowanie i zmniejsza opór wobec zmian. Ostatecznie, skuteczne rozwiązywanie problemów to nie tylko znajdowanie szybkich odpowiedzi – to budowanie kultury ciągłego doskonalenia, uczenia się i zdolności adaptacyjnych.
Jesteś zainteresowany interim expert?
Odkryj, jak zarządzanie interim może radykalnie zwiększyć wydajność Twojej firmy. Skontaktuj się z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób współpraca z GQ Interim usprawni działanie Twojej firmy.
- Rozpocznij pracę w ciągu kilku dni
- Baza danych ponad 10 000 konsultantów
- Rozwiązywanie kluczowych problemów biznesowych
- Rozwiązania dostosowane do potrzeb biznesowych
- Sprawdzone wyniki o wymiernym wpływie
Powiązane artykuły
- Przykład zrównoważonej karty wyników pokazuje, w jaki sposób organizacje mogą mierzyć więcej niż tylko wyniki finansowe. Opracowana przez Roberta Kaplana i Davida Nortona zrównoważona karta wyników śledzi cele w zakresie finansów, klientów, procesów wewnętrznych oraz nauki i rozwoju. Dostosowując te perspektywy, zapewnia, że codzienne operacje wspierają długoterminową strategię i zrównoważony wzrost.
- Teoria Ograniczeń (Theory of Constraints - TOC) to ustrukturyzowane podejście do poprawy wydajności organizacyjnej poprzez skupienie się na pojedynczym, najbardziej ograniczającym czynniku - ograniczeniu. Niezależnie od tego, czy jest to wąskie gardło produkcyjne, popyt rynkowy czy luka w konwersji sprzedaży, TOC odpowiada na trzy podstawowe pytania - co zmienić, co zmienić i jak spowodować zmianę - i napędza ciągłe doskonalenie poprzez pięć zdyscyplinowanych kroków: identyfikacja, wykorzystanie, podporządkowanie, podniesienie i powtórzenie.
- Kontrola jakości oprogramowania gwarantuje, że oprogramowanie konsekwentnie spełnia potrzeby interesariuszy poprzez zapobieganie defektom i sprawdzanie, czy produkty są zgodne ze zdefiniowanymi atrybutami jakości (np. niezawodność, bezpieczeństwo, wydajność). Połączenie praktyk zarządzania defektami z opartymi na standardach modelami jakości, takimi jak ISO/IEC 25010, pomaga zespołom planować, mierzyć i stale poprawiać jakość w całym cyklu życia.
- W naszej pracy bardzo często spotykamy się z wieloma symbolami i skrótami np. FMEA, PPAP, CC, SC itp. Kiedy przeprowadzałem swój pierwszy audyt wewnętrzny w pracy, musiałem również sprawdzić wdrożenie oznaczenia CE. Wcześniej sprawdziłem, co to jest oznakowanie CE, aby nie być całkowicie zagubionym w tym obszarze. Więc co to jest i jak jest używane?
